Розділ 7. Документи та сертифікати на товар

7.1. Які документи мають бути на КОЖЕН товар

Категорія товару	Що повинно бути
Готові рідини (підакциз)	Видаткова накладна постачальника Електронна акцизна накладна (ЕАН) у вашому Електронному кабінеті Акцизна марка на кожній упаковці Сертифікат відповідності виробника або декларація виробника Дозвіл МОЗ або висновок Держпродспоживслужби (якщо постачальник його має)
Підсилювач міцності (нікотиновмісний продукт)підакциз	Видаткова накладна Електронна акцизна накладна Сертифікат якості / паспорт якості виробника Митна декларація (для імпортних)
Пристрої (вейпи, моди, поди)	Видаткова накладна Декларація відповідності технічним регламентам (низьковольтне обладнання, ЕМС, RoHS) Митна декларація (для імпорту) Інструкція з експлуатації українською мовою (Закон про захист прав споживачів) Гарантійний талон
Гліцерин харчовий, PG	Видаткова накладна Сертифікат якості або паспорт якості (USP / Pharma / Food grade) MSDS — паспорт безпеки матеріалу (Material Safety Data Sheet) Митна декларація (для імпорту) Декларація виробника про відповідність харчовим стандартам (для VG/PG харчових)
Ароматизатори харчові	Видаткова накладна Сертифікат якості виробника MSDS Митна декларація (КРИТИЧНО — щоб був код 3302, не 3824) Декларація виробника
Картриджі порожні, котушки, скло, аксесуари	Видаткова накладна Митна декларація (для імпорту) Декларація відповідності (RoHS — для металевих/електричних)
Акумулятори (18650, 21700)	Видаткова накладна Сертифікат UN 38.3 (тест на безпеку транспортування літієвих батарей) Митна декларація Декларація відповідності

7.2. Структура документообігу — як зберігати

Принцип «три копії»:

Папка в магазині (фізично) — оригінали або копії документів за поточними залишками. Має бути доступна для проварявчого протягом 5 хвилин.
Хмарний архів — скани усіх документів за останні 3 роки. Google Drive / Dropbox / OneDrive з обмеженим доступом для бухгалтера та власника.
У бухгалтера — оригінали для подачі звітності. Бухгалтер веде свою папку та архів.

7.3. Структура папки в магазині

Папка №1. «Документи СПД та магазину» (постійні документи):

Виписка з ЄДР (копія).
Витяг з Єдиного реєстру ліцензіатів (копія).
Договір оренди (копія).
Квитанції про сплату ліцензії за останні 4 квартали.
Реєстраційні документи на ПРРО + термінал.
Договори з працівниками + договори про матвідповідальність.
Накази (на прийом, інструктажі).
Договір з охоронним агентством.
Договір з адвокатським об'єднанням (тривожна кнопка).
Журнал перевірок.

Папка №2. «Куточок споживача»:

Закон про захист прав споживачів.
Постанова КМУ № 833.
Адреси Держпродспоживслужби регіону.
Книга відгуків.

Папка №3. «Поточні товарні документи»:

Видаткові накладні за залишки на полицях (за поточний місяць + попередні 2 — залишки).
ЕАН за поточні залишки.
Сертифікати/декларації по партіях, які зараз у наявності.
Митні декларації постачальників (копії) для імпортного товару на залишку.

Папка №4. «Внутрішні накази»:

Наказ «Товарна номенклатура» — затверджує, під якими кодами УКТ ЗЕД продаються які позиції. Захищає від переоцінки товару проварявчим.
Наказ про порядок прийому товару (хто приймає, які документи перевіряє).
Наказ про касову дисципліну.
Інструкції для продавця (включно з протоколом дій при перевірках).

7.4. Як довго зберігати

Тип документа	Термін зберігання
Первинні документи (накладні, ЕАН, акти)	1095 днів (3 роки) — термін позовної давності за податковими
Сертифікати, декларації, митні декларації	До закінчення обігу товару + 3 роки
Договори (оренди, праці, постачання)	Весь термін дії + 3 роки після припинення
Касові звіти, Z-звіти	1095 днів
Кадрові документи (накази, особові справи)	75 років (за Переліком №578/5)

7.5. Зразок наказу «Товарна номенклатура»

Шаблон фрагмента наказу:

НАКАЗ № ___ від «___» __________ 2026 р.

Про затвердження Товарної номенклатури магазину

З метою упорядкування обліку товарних позицій НАКАЗУЮ:

Затвердити Товарну номенклатуру магазину з кодами УКТ ЗЕД для кожної товарної позиції згідно з Додатком 1 до цього наказу.
Кваліфікація товару за кодом УКТ ЗЕД здійснюється на підставі митних декларацій постачальників та сертифікатів відповідності.
Коди УКТ ЗЕД у фіскальних чеках формуються відповідно до затвердженої номенклатури.
Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

ФОП ___________ / _________________

Додаток 1 до наказу — таблиця:

№	Найменування товару	Код УКТ ЗЕД	Підстава класифікації
1	Гліцерин харчовий VG 99,5% (250 мл, 1 л)	2905 45 00 00	Сертифікат якості USP, паспорт виробника, МД №___ від ___
2	Пропіленгліколь PG 99,7% (250 мл, 1 л)	2905 32 00 00	Сертифікат USP, МД №___ від ___
3	Ароматизатор харчовий концентрований (10 мл)	3302 90 90	Сертифікат виробника, МД №___ від ___
4	Підсилювач міцності (нікотиновмісний продукт)	2404 12 00 90	Акцизна накладна №___, ліцензія №___
5	Електронна сигарета «Pod-система XYZ»	8543 70 90	Декларація відповідності, МД №___